Правила етики працівників апарату Палати нотаріусів України та регіональних палат нотаріусів (Проект)

Ці Правила ґрунтуються на  визначених Законом України “Про нотаріат” принципах нотаріату, спрямовані на створення умов для підвищення авторитету нотаріату, органів професійного самоврядування нотаріусів та утворених ними юридичними особами. Правила повинні слугувати системою орієнтирів для посадових осіб органів професійного самоврядування при виконанні ними своїх обов’язків і  спрямовані на посилення довіри до професійного самоврядування, до чесності та неупередженості апарату нотаріальних палат і їх споріднених організацій, а також на заохочення прозорості діяльності цих організацій.

1. Загальні положення

1.1. В контексті даних Правил апаратом Палати нотаріусів України та регіональних нотаріальних палат (надалі – Апарат) визнаються наступні органи та посадові особи:

1)     Президент та віце-президент Палати нотаріусів України;

2)     Рада Палати нотаріусів України;

3)     Ревiзiйна комiсiя Палати нотаріусів України;

4)     виконавча дирекція Палати нотаріусів України;

5)     ради регіональних палат нотаріусів;

6)     голови та заступники голів регіональних палат нотаріусів;

7)     виконавчі дирекції (виконавчі директори) регіональних пала нотаріусів;

8)     особи, які обрані до складу Вищої та регіональних кваліфікаційно-дисциплінарних комісій відповідними палатами нотаріусів;

9)     керівні органи та посадові особи підприємств, установ та організацій, які утворені палатами нотаріусів для виконання покладених на них  завдань.

За рішенням З’їзду нотаріусів, Ради Палати нотаріусів України та загальних зборів в рамках їх повноважень до складу Апарату можуть бути віднесені інші органи та посадові особи.

1.2. Працівником Апарату вважається будь-яка особа, яка є членом чи працівником Апарату відповідно до норм Закону України “Про нотаріат”, Статуту Палати нотаріусів України, положення про регіональну палату нотаріусів та цих Правил.

1.3. До пов’язаних осіб в розумінні цих Правил належать:

1) другий з подружжя, діти, батьки, брати, сестри працівника Апарату;

2) юридична особа, яка повністю або частково підконтрольна, чи може приносити прибуток працівнику Апарату та (або) особам, які зазначені у підпункті 1 цього пункту, індивідуально або колективно;

3) учасник нотаріальної контори, до складу якої входить працівник Апарату.

2. Засади діяльності Апарату

2.1. На Апарат та його працівників покладається основний і першочерговий обов’язок забезпечення виконання функцій та завдань професійного нотаріального самоврядування і нотаріату в Україні взагалі в рамках своїх посадових обов’язків.

2.2. Працівник Апарату повинен виконувати свої обов’язки з повною віддачею, чесно, лояльно, і сумлінно. Основним принципом діяльності працівника Апарату є дотримання чинного законодавства та актів Палати, захист престижу та інтересів нотаріату.

2.3. Працівник Апарату, окрім обов’язків, які покладені на нього чинним законодавством, Статутом Палати, Правилами професійної етики нотаріуса, іншими актами Палати, зобов’язаний:

1) поважати та захищати права і законні інтереси, як організації, до якої він належить, так і всієї нотаріальної спільноти;

2) вживати для захисту й забезпечення прав і законних інтересів своєї організації та нотаріальної спільноти заходів, які не суперечать нормам чинного законодавства, професійної та ділової етики;

3) докладати максимум зусиль для унеможливлення поширення конфіденційної інформації, до якої він отримує чи може отримати доступ при виконанні своїх обов’язків.

2.4. Ці Правила встановлюють мінімальні норми поведінки працівників Апарату. Працівник Апарату при необхідності зобов’язаний у своїй діяльності користуватись, окрім нормативно-закріплених положень, положеннями, що випливають зі змісту актів, загальновизнаних узвичаєнь, звичаїв та здорового глузду. Працівник Апарату також повинен дотримуватись загальновизнаних та професійних норм етики та моралі в повсякденному житті, щоб унеможливити зниження довіри до себе, організації, яку він представляє, та нотаріату внаслідок неналежної поведінки.

2.5. Працівник Апарату, який має сумніви щодо застосування Правил в конкретній ситуації, повинен узгодити це з керівником своєї організації або з керівним органом вищого рівня.

3. Відносини між Апаратом та його працівниками

3.1. Виконуючи свої обов’язки, працівник Апарату повинен мати на увазі громадські інтереси та інтереси нотаріату взагалі і не допускати виникнення суперечностей між особистими інтересами або інтересами пов’язаних осіб і будь-якими інтересами Апарату, що пов’язані з виконанням працівником посадових обов’язків.

3.2. У випадку виникнення чи можливості виникнення прямої або опосередкованої особистої зацікавленості (зацікавленості пов’язаних осіб) у правовідносинах між Апаратом та третіми особами, працівник Апарату зобов’язаний негайно письмово повідомити керівний орган власної організації про це і утриматись від участі у обговоренні та прийнятті рішення щодо такого питання. Якщо така зацікавленість виникла у керівника організації, яка входить до складу Апарату, цей керівник зобов’язаний надати відповідне повідомлення керівному органу вищого рівня, Президент та віце-президент Палати нотаріусів України повідомляють Ревізійну комісію Палати нотаріусів України.

3.3. Працівник Апарату не має права бути співвласником майна, що належить Апарату та користуватися власністю Апарату у власних інтересах чи інтересах пов’язаних осіб, за винятком випадків, передбачених пунктом 3.5 цих Правил.

3.4. Працівники Апарату мають право лише на відшкодування витрат, які пов’язані з виконанням ними посадових обов’язків, згідно з актами палат нотаріусів відповідного рівня та статутних документів власних організацій. У випадках, передбачених зазначеними актами та документами, працівники Апарату мають право на грошову компенсацію витрат, які пов’язані з участю у зборах, нарадах та інших офіційних заходах Апарату, в яких вони брали участь.

3.5. При дотриманні умов конкуренції та захисту інтересів Апарату, працівник Апарату та (або) пов’язані з ним особи можуть вступати в договірні відносини з Апаратом чи його складовими. Крім цього, таке завдання або контракт повинні отримати попереднє ухвалення відповідного керівного органу в порядку, який передбачений пунктом 3.2 цих Правил.

3.6. Працівник Апарату та пов’язані особи у відносинах, які мають чи можуть мати відношення до діяльності Апарату та (або) нотаріальних палат, не мають права приймати подарунки, безоплатні послуги, користуватися пільгами або набувати іншу вигоду будь-якого роду, окрім безкоштовного отримання символічних сувенірів. У випадку свідомого чи несвідомого порушення цього правила працівник Апарату зобов’язаний негайно письмово повідомити про це керівника організації, до якої належать. Якщо порушення відбулось з боку керівника організації, яка входить до складу Апарату, цей керівник зобов’язаний надати відповідне повідомлення керівному органу вищого рівня, Президент та віце-президент Палати нотаріусів України повідомляють Ревізійну комісію Палати нотаріусів України.

Працівнику Апарату забороняється також пропонувати іншим особам послуги для здійснення впливу на якісь рішення або відносини, які пов’язані з діяльністю, але не відповідають інтересам Апарату, палат нотаріусів чи нотаріату взагалі.

3.7. Працівник Апарату не має права використовувати своє посадове становище для здійснення впливу або для намагань вплинути на рішення або на отримання, прямо чи опосередковано, вигоди для себе чи іншої особи, якщо це не пов’язано з захистом інтересів Апарату.

3.8. Працівник Апарату не має права ставити себе у становище, яке зробить його вразливим для зовнішнього впливу або підірве довіру до організації, до складу якої він належить, внаслідок поведінки, несумісної з вимогами посади, яку він займає.

3.9. Працівник Апарату зобов’язаний негайно письмово повідомити керівний орган організації, до якої він належить, про будь-яку пропозицію роботи чи співпраці, якщо ця пропозиція може призвести до  конфлікту інтересів.

3.10. Працівник Апарату не має права одночасно займати дві чи більше посад в Апараті, за винятком випадків, які прямо передбачені Законом України “Про нотаріат”, Статутом Палати нотаріусів України, іншими нормативними актами та актами Палати нотаріусів України.

3.11. Після припинення повноважень працівника Апарату громадянин та пов’язані особи не мають права отримувати вигоди від свого попереднього статусу, якщо така вигода порушує, чи може порушувати інтереси Апарату та нотаріату взагалі.

Протягом року після припинення повноважень працівника Апарату, громадянин не має права приймати участь за дорученням або від імені сторонніх осіб у відносинах, стороною яких є Апарат або якась споріднена з ним організація, якщо в результаті такої участі оприлюднюється чи може бути оприлюднена службова таємниця чи інша конфіденційна інформація, яка стосується діяльності Апарату. У випадках, якщо окремими актами чи угодами передбачений більший термін дотримання конфіденційності, колишній працівник Апарату зобов’язаний дотримуватись цих термінів.

4. Службова таємниця

4.1. Будь-яка інформація, яка відповідно до чинного законодавства, актів палат нотаріусів чи внутрішніх актів організації має особливий режим допуску та оприлюднення і стосується діяльності Апарату складає службову таємницю працівника Апарату.

Працівник Апарату зобов’язаний суворо дотримуватись службової таємниці відповідно до правил, які встановлені чинним законодавством, актами палат нотаріусів та внутрішніх актів відповідних складових Апарату.

4.2. При призначенні на посаду працівник Апарату зобов’язаний підписати зобов’язання про нерозголошення даних, які складають службову таємницю.

4.3. Працівник Апарату не має права розголошувати та (або) використовувати у власних інтересах або в інтересах третіх осіб інформацію, яка була ним отримана при виконанні своїх посадових обов’язків, навіть якщо така інформація не складає службової таємниці. У випадках, які передбачені законодавством та актами Апарату, він зобов’язаний дотримуватись спеціального режиму конфіденційності. Винятки з цього правила можуть встановлюватись лише уповноваженими органами у порядку, який передбачений відповідними актами.

4.4. Працівник Апарату не має права розголошувати конфіденційну інформацію, навіть коли це не пов’язано з прямим чи опосередкованим отриманням вигоди ним або третіми особами, але може завдати шкоди інтересам власної організації, Апарату чи нотаріату взагалі. Положення цього абзацу не стосується інформації щодо правопорушень чи інформації, яка носить публічний характер.

4.5. Працівник Апарату не має права протягом терміну своїх повноважень та протягом року від дня закінчення цього терміну давати своїм клієнтам консультації та поради, які випливають з даних що складають службову таємницю. У випадках, якщо окремими актами чи угодами передбачений більший термін дотримання службової таємниці, працівник Апарату зобов’язаний дотримуватись цих термінів.

5. Порядок застосування Правил

5.1. Керівник будь-якої складової Апарату зобов’язаний забезпечити дотримання  цих Правил підпорядкованими йому працівниками Апарату. В свою чергу працівники Апарату зобов’язані дотримуватись цих Правил, а при необхідності вживати заходів щодо недопущення та усунення порушень Правил іншими працівниками Апарату.

5.2. На Апарат, його складові та відповідних керівників покладається обов’язок  довести до всіх працівників Апарату дані Правила. Також зазначені організації та особи зобов’язані провадити навчальну та пояснювальну роботу серед працівників Апарату щодо обов’язковості дотримання цих Правил та інших актів, які пов’язані з діяльністю відповідних працівників.

5.3. На складові Апарату покладається обов’язок надавати примірник цих Правил і будь-яких змін та доповнень до них кожному з своїх працівників.

5.4. При призначенні на посаду кожен працівник Апарату зобов’язаний письмово підтвердити, що він ознайомлений та зобов’язується поважати і дотримуватись цих Правил.

5.5. Безпосередній контроль за дотриманням цих правил працівниками Апарату покладається на керівників складових Апарату.

5.6. Контроль за дотриманням Правил складовими Апарату покладається на Ревізійну комісію Палати нотаріусів України.

5.6. Обов’язок забезпечення актуальності Правил, організації навчання працівників Апарату з метою правильного розуміння та застосування Правил, надання офіційних роз’яснень, консультацій та порад щодо їх застосування покладається на Раду Палати нотаріусів України та голів регіональних палат нотаріусів.

6. Відповідальність за порушення Правил

6.1. Працівники Апарату несуть персональну відповідальність за порушення положень цих Правил.

6.2. Конкретні заходи відповідальності за порушення цих Правил встановлюються законодавством України, актами відповідних палат нотаріусів, складових Апарату та посадовими інструкціями.